Recientemente, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sancionó con 2.000 euros a una empresa en Andalucía por añadir el número de teléfono personal de una trabajadora a un grupo de WhatsApp sin su consentimiento explícito. Este caso subraya la importancia de proteger la privacidad de los empleados y marca un aviso sobre los riesgos legales del uso cotidiano de herramientas de mensajería digital en entornos laborales.
Lo más destacado de esta resolución es que la AEPD advierte que el consentimiento de un trabajador no siempre es considerado plenamente libre en el contexto laboral, ya que puede sentirse obligado a aceptar. Asimismo, agregar datos personales sin justificación vulnera el principio de minimización de información y puede exceder los límites legales sobre el uso legítimo de datos.
A pesar de ello, muchas empresas utilizan grupos de WhatsApp para coordinar tareas, avisar horarios o comunicar mensajes urgentes. Pero, ¿es legal incluir a los trabajadores en estos grupos?
Desde el punto de vista legal, la respuesta depende del contexto y del cumplimiento de ciertas normas.
Lo que establece la legislación
- El artículo 4.2.e) del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a la intimidad y al uso de dispositivos digitales.
- La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), junto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), exige consentimiento previo, informado y explícito para el tratamiento de datos personales, como el número de teléfono, si no es estrictamente necesario.
- El derecho a la desconexión digital, regulado en el artículo 88 de la LOPDGDD, prohíbe imponer disponibilidad fuera del horario laboral.
Condiciones para usar WhatsApp en la empresa
El uso de WhatsApp o plataformas similares no está prohibido, pero debe cumplir ciertas condiciones:
- Informar al trabajador sobre cómo se usarán sus datos, el canal de comunicación y el propósito del grupo.
- Justificar la necesidad del canal, por ejemplo, para emergencias o coordinación inmediata.
- Evitar tratar asuntos personales o fuera del horario laboral.
- Respetar la privacidad evitando mostrar datos personales innecesarios a otros empleados.
- Garantizar el derecho a la desconexión digital.
Riesgos de una gestión inadecuada
De acuerdo con Valoira Abogados, esta sanción no es un caso aislado, sino un aviso para empresas y responsables de Recursos Humanos: «Los canales de comunicación con los empleados no pueden ser arbitrarios. WhatsApp, aunque popular, no es un entorno laboral controlado por la empresa. Su uso sin respaldo legal puede generar sanciones por protección de datos y violaciones de la intimidad y desconexión digital».
El mal uso de estas herramientas también puede ser considerado acoso tecnológico o invasión de la privacidad, especialmente si se envían mensajes fuera del horario laboral o sobre temas no urgentes.
Principales riesgos legales:
- Sanciones por vulneración de la privacidad al añadir empleados sin consentimiento.
- Conflictos derivados del uso de grupos fuera del horario laboral.
- Falta de control y trazabilidad de las comunicaciones.
Recomendaciones para empresas
- Revisar los protocolos internos de comunicación digital.
- Actualizar políticas de protección de datos, incluyendo el uso de mensajería instantánea.
- Respetar el derecho a la desconexión fuera del horario laboral.
- Capacitar a mandos intermedios sobre los límites legales del uso de canales personales.
- Implementar canales corporativos seguros, auditables y con control de acceso para comunicaciones laborales.
Consejo de expertos:
Valoira Abogados recomienda evitar WhatsApp como canal oficial y optar por plataformas corporativas con funciones profesionales y mayor control sobre la información compartida, así como establecer políticas internas claras sobre los canales de comunicación y la protección de datos.
